Документирование информации

Порядок документирования информации определяется законодательными и иными правовыми актами. Так, ст. 9 Закона о бухгалтерском учете перечисляет требования к первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В ПБУ «Бухгалтерская отчетность организации» детально определяются требования, предъявляемые к документам бухгалтерской отчетности.
В Российской Федерации действует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. (с изм. от 16 августа 2006 г.). Всю документацию ОКУД делит на системы (например, организационно-распорядительную, банковскую), подсистемы (создания, реорганизации, ликвидации организации; распорядительной деятельности и др.) и перечисляет формы документов, применяемых в каждой из систем. Так, формами документов по созданию организации являются заявление на государственную регистрацию, заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета, письмо об изготовлении печати, положение о структурном подразделении, свидетельство о регистрации и др.
Единые требования к документам устанавливаются государственными стандартами. Так, государственный стандарт «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г, № 65-ст) определяет состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов и оформлению документов и ряд других положений. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, используемые в деятельности организаций независимо от формы соб-ственности и организационно-правовой формы.
Документы, образующиеся в ходе деятельности хозяйствующих субъектов, имеют срок хранения. Он определяется в нормативных правовых актах, регулирующих соответствующую сферу деятельности. Например, согласно ст. 15 Закона об оценочной деятельности оценщик обязан хранить копии составленных отчетов в течение трех лет. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.
В целях обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых такая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, принят Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.


Источник: раздел из книги И.В. Ершовой "Предпринимательское право"